A certidão de ônus e ações atesta a existência ou inexistência de ônus ou de ações que recaiam sobre o imóvel. Além dessa informação, essa certidão apresenta o número da matrícula, endereço do imóvel e o nome do proprietário.

Quando não existem ônus ou ações, a certidão é negativa; quando, por outro lado, existem ônus ou ações, a certidão é positiva. Ônus, para esse tipo de certidão, é tudo aquilo que restringe o direito de propriedade, como hipoteca, penhor, usufruto, alienação fiduciária, indisponibilidade, arrolamento administrativo, etc. Já ações são aquelas previstas em lei (ação de execução ou fase de cumprimento de sentença, por exemplo) ou cuja averbação for determinada expressamente pelo juiz (como, por exemplo, ações capazes de reduzir o devedor à insolvência).

Como não existe previsão específica, essa certidão é cobrada como certidão em relatório com dois quesitos, sendo a informação relativa à existência ou não de ônus um quesito e a informação sobre a existência ou não de ação outro quesito.

Na maioria das vezes, as pessoas sentem dificuldade para entender se existem ônus ou ações vigentes que possam frustrar a aquisição do imóvel. É por essa razão que a lei impõe a necessidade de apresentação desse tipo de certidão para os atos relacionados ao imóvel, quer sejam instrumentalizados por escritura pública ou por instrumentos particulares.

A Lei que estabelece essa exigência é a de n. 7.433, de 18/12/1985. Algumas instituições financeiras também exigem, após a prática de alguns atos, a apresentação dessa certidão.

A certidão de inteiro teor corresponde, simplesmente, a uma cópia reprográfica da matrícula disponível na Serventia. É uma cópia da matrícula do imóvel. Essa certidão também é conhecida como "certidão da matrícula".

A matrícula é o repositório de todas as informações relativas ao imóvel. Nela consta a descrição do imóvel, o nome e a qualificação do seu proprietário, os atos de transferência do imóvel, eventuais hipotecas, alienação fiduciária, penhora, entre outros. Em resumo, tudo aquilo que se referir à "história" do imóvel é inscrito na sua matrícula.

A Lei n. 7.433/1985 impõe a necessidade de apresentação desse tipo de certidão e da certidão de ônus e ações para a prática de quaisquer atos relacionados ao imóvel, quer sejam instrumentalizados por escritura pública ou por instrumentos particulares.

Até 1 de janeiro de 1976, a constituição de propriedade era realizada com a simples transcrição do título aquisitivo nos denominados Livros de Transcrição das Transmissões.

Após aquela data, a constituição da propriedade passou a ser realizada mediante o lançamento dos atos de registro, exclusivamente, nas matrículas dos imóveis, nos termos da Lei n. 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos). A certidão de transcrição é expedida para aquelas unidades imobiliárias que não estão cadastradas sob o número de matrícula, ou seja, possuem, exclusivamente, número de transcrição.

A certidão negativa de registro é geralmente utilizada para certificar a inexistência de registro de uma determinada unidade imobiliária. Essa circunstância é normalmente constatada nas situações de parcelamento irregular ou clandestino do solo.

Essa certidão também deve ser solicitada nos casos em que o imóvel passou a pertencer a outra circunscrição. No caso de não haver registro algum no cartório a que pertencia o imóvel, a certidão a ser emitida é a negativa de registro.

A certidão em relatório é utilizada para fornecer informações conforme quesitos oferecidos pelo usuário. É uma certidão supletiva, utilizada quando não for possível a emissão de certidão de inteiro teor ou de transcrição, como acontece com as unidades imobiliárias de loteamentos ou incorporações imobiliárias que não possuam matrículas individualizadas.